Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu  entitas yang berinteraksi.
Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.
Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian umum menurut beberapa ahli bahwa definisi sistem adalah merupakan sekelompok elemen yang terintegrasi dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Jadi yang dimaksud dengan sistem bisa berbentuk apa saja dan berada dimana saja.

Sistem adalah kumpulan / group / komponen apapun baik phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan system, yaitu yang menenkankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan system yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan system sebagai berikut ini :

“Suatu Sistem adalah suatu jaringan kerja dari procedure-prosedure yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”

Pendekatan system yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan system sebagai berikut ini :

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”

Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan system yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau susbsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataanya suatu system dapat terdiri dari beberapa subsistem atau system bagian.. Sebagai missal, system akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.

Dengan diketahuinya suatu sistem maka  perlu   diketahui pula batasan – batasan dengan terbentuknya sistem tersebut.  Batasan Sistem   yaitu suatu batasan / kondisi   yang memisahkan antara sistem dengan sekitarnya. Sehingga terbentuk suatu wilayah yang berada di sekitar sitem itu sendiri yaitu yang dinamakan Sub-sistem dan Supra sistem.

Apa itu Subsistem?

Subsistem merupakan komponen atau bagian dari suatu system, subsistem ini bisa phisik ataupun abstrak.

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu system yang terdiri dari system-sistem bawahan seperti system mesin, system badan mobil dan system rangka. Masing-masing system ini terdiri dari system tingkat yang lebih rendah lagi.

Apa itu Supersistem?

Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, system seperti ini ada. Jika suatu system adalah bagian dari system yang lebih besar, system yang lebih besar itu adalah supersistem.

Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu system terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah, kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan.

Karakteristik Sistem

1. Mempunyai komponen-komponen sistem
2. Mempunyai batas sistem(Boundary)
3. Mempunyai lingkungan luar(environment)
4. Mempunyai penghubung(interface)
5. Mempunyai tujuan(goal)

Klasifikasi Sistem

1.Sistem absrak dan sistem phisik

• Sistem abstrak adalah sistem yang tidak tampak secara fisik
• Sistem phisik adalah sistem yang ada secara fisik

2.Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

• Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam
• Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia

3.Sistem tertentu dan sistem tidak tertentu

• Sistem tertentu adalah sistem yang kondisi masa depannya bisa diprediksi
• Sistem tidak tertentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi

4.Sistem tertutup dan tidak tertutup

• Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luar
• Sistem terbuka adalah sistem yang berhuungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar

Tujuan Sistem

• Tujuan sistem informasi yang pertama adalah untuk menyediakan informasi-informasi tertentu dalam pengambilan keputusan. Keberadaan data dalam sistem informasi akan sangat membantu dalam menyikapi suatu permasalahan.
• Tujuan lain sistem informasi adalah untuk mendukung proses operasional harian. Dengan pencatatan berbagai rutinitas dalam sistem informasi, maka semua aktivitas ini dapat diaudit lagi di masa yang akan datang ketika terjadi suatu kesalahan atau penyelewengan.

Masalah Sistem

Seorang manjaer mungkin memahami sebagian persoalan lebih baik dari pada yang lain. Maslah mengenai berapa banyak persediaan yang harus dipesan untuk pengisisan kembali adalah suatu contoh permasalahan yang mungkin sangat dipahami oleh seorang manajer. Ada beberapa permasalahan didalam sistem informasi, diantaranya :

a.       Masalah terstruktur

  Masalah terstruktur merupakan masalah yang terdiri dari elemen-elemen dan hbungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.

b.      Masalah tak terstruktur

  Masalah terstruktur merupakan masalah yang berisi elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Sebagai contoh masalah tak terstruktur adalah maslah personalia yang ada paa suatu departemen, yang pegawai-pegawainya tidak dapat bekerja sebagai satu team karena perbedaan perilaku. Manejer bisnis biasanya kurang diperlengkapi untuk mendefinisiskan permasalahan seperti itu secara terstruktur.

c.                 c.  Masalah semi-terstruktur

  Masalah semi-terstruktur merupakan masalah yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang di mengerti oleh pemecah masalah. Contohnya adalah pemilihan lokasi untuk membangun pabrik baru. Sebagian elemen, seperti biaya tanah, pajak dan biaya pengiriman bahan baku, dapat di ukur dengan tingkay ketepatan yang tinggi. Namun elemen-elemen lain, seperti bencana alam, dan sikap massyarakat sukar di identifikasi dan diukur.

          Setelah prosedur dibuat, komputer dapat memecahkan masalah terstruktur tanpa memerlukan keterlibatan manager. Sebaliknya manajer harus melkukan sebagin besar tugas memecahkan maslah tak terstruktr. Di area maslah semi-terstruktur yang luas, manjer dan komputer dapat bekerja sama dalam menuju suatu solusi.

Solusi Masalah

Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.

Setelah masalah didefinisikan, manajer mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mngevaluasinya, memilih dan menerapkan satu yang tampaknya terbaik, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.

.       Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi

Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Hal ini lebih mudah bagi manajer berpengalaman, yang dapat menerapkan solusi-solusi yang telah berhasil dimasa lalu, tetapi kreatifitas dan intuisi juga berperan penting.

Sebagai contoh bagaimana berbagai solusi diidentifikasi, anggaplah permasalahannya adalah komputer yang tidak dapat menangani volume aktivitas  perusahaan yang semakin meningkat. 
Ada 4 solusi alternatif :

• ·         Menambah lebih banyak peralatan pada komputer yang ada untuk meningkatkan kapasitas dan  kecepatannya.
• ·         Menggantikan komputer yang ada dengan komputer yang lebih besar.
• ·   Mengganti komputer yang ada dengan jaringan komputer lokal (local area network) dari komputer-komputer yang lebih kecil.
• ·         Mengevaluasi berbagai alternatif solusi

             Semua alternatif harus dievaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah. Walau kriteria evaluasi dapat menyediakan banyak jalan menuju solusi masalah, ukuran dasarnya adalah seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuannya.

·         Memilih solusi terbaik

Setelah mengevaluasi berbagai alternatif, selanjutnya perlu memilih satu alternatif yang tampak terbaik. Henry Mintzberg, seorang ahli teori manajemen, mengidentifikasi 3 cara yang manajer lakukan dalam memilih alternatif terbaik, yaitu:

• .      Analisis

Suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan, mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi. Contohnya para anggota sesi JAD (joint application design atau rancangan apikasi bersama) memutuskan pendekatn yang akan diambil dalam menerapkna sistm informasi eksekutif.

•       Penilaian

Proses mental dari seorang manajer. Misalnya manajer perusahaan manufaktur menerapkan pendalaman dan intuisi dalam mengevaluasi taat letak pabrik baru yang disusulkan oleh model matematika.

•       Tawar menawar

Negoisasi antara beberapa manajer. Contohnya adalah perundingan diantara para anggota komite eksekutif mengenai sistem informasi fungsional yag mana akan diterapkan.

• .      Menerapkan Solusi

Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik. Solusi itu perlu diterapakan peralatan komputer juga harus dipasang.

Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif

Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan. Jika solusi kurang dari yang diharapkan, tahap-tahap pemecahan masalah perlu ditelusuri ulang untuk menentukan apa yang salah lalu dicoba sekali lagi, proses ini diulangi hingga manajer puas bahwa masalah tersebut telah terpecahkan.